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Optimiser les flux d’informations avec le Lean Office

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Hervé FAUSTINE

Directeur de Projets Associé chez EliteOrga depuis 2009

Augmenter la valeur ajoutée des tâches administratives et améliorer le service aux clients. Ces deux objectifs sont compatibles lorsqu’on applique une démarche Lean Office.

Objectifs

  • Observer méthodiquement les activités administratives manuelles et informatiques
  • Savoir identifier les gaspillages et détecter les potentielles améliorations
  • Proposer des solutions pour augmenter la valeur ajoutée dans les flux administratifs et réaliser des gains
  • Faire évoluer les pratiques avec l’adhésion des équipes

Programme

Partie 1

  • Définition et objectifs du Lean
  • Démarche Lean Office
    • Diagnostic des activités administratives
    • Cartographie des flux d’informations
    • Identification des gaspillages (MUDAs)
    • Recherche de solutions d’améliorations
  • Diagnostic des activités administratives
    • Analyse des activités de chaque poste
    • Diagnostic des activités principales et secondaires
    • Quantification des activités : nature, durée, fréquence
    • Bilan et synthèse des observations

Partie 2

  • La cartographie des flux d’informations et la qualité de l’organisation
    • Diagnostic des flux d’informations entrants, traités et sortants
    • Transmission, qualité et quantité des données
    • Les Satisfactions, Difficultés et Axes d’Amélioration (SDA)
  • Identification des gaspillages (MUDAs) et axes de progrès
    • La pieuvre des gaspillages (MUDAs)
    • Le niveau de performance de l’organisation administrative actuelle
    • Les leviers de progrès identifiés et les gains possibles
    • Les chantiers Kaizens proposés pour améliorer la fonction
  • La mise en œuvre des actions dans les services

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